Etika menerima panggilan telepon masuk berdasarkan salurannya

1. etika menerima panggilan telepon masuk dari luar melalui saluran langsung (tidak melalui operator)

• - menyebutkan identitas diri dan nama perusahaan tempat anda bekerja
• - mengucapkan salam sesuai waktu saat itu
• - menanyakan maksud dan tujuan menelpon,contoh:
• "selamat pagi! suho dari PT EXo from planet ada yang bisa kami bantu pak/bu?"

2. etika menerima panggilan telepon masuk dari luar melalui saluran tidak langsung atau melalui sentral telepon internal, baru kemudian disalurkan ke pesawat-pesawat telepon yang ada di perusahaan.

• - menyebutkan nama bagian/unit kerja
• - mengucapkan salam sesuai dengan waktu saat itu
• - menanyakan maksud menelpon, contoh :
• "Ruang komputer di sini, selamat sore, ingin bicara dengan siapa pak/bu?"

3. etika menerima panggilan telepon masuk dari penelpon yang belum dikenal
- proses awal sama seperti poin pertama dan kedua diatas ,tetapi karena penelpon ini belum dikenal, seorang sekretaris harus menanyakan lebih jelas keperluannya menelpon. Apabila memang ada hubungannya dengan wewenang pimpinan dan pimpinan tidak berada di tempat, arus diberitahukan apa adanya.

• - bila penelpon hanya ingin berbicara dengan pimpinan dengan mengatakan maksudnya tetapi belum menyebutkan jati dirinya, maka sekretaris tetap harus menanyakan jati dirinya.
• - bila penelpon akhirnya mau mengatakan jati dirinya , telepon segera diubungkan dengan pimpinan
• - bila penelpon hanya mengatakan keperluannya saja , sementara ia mendesak terus ingin bicara dengan pimpinan,maka sekeretaris harus melaporkan hal tersebut kepada pimpinan. pimpinan yang akan memutuskan mau menerima telepon atau tidak.
• - bila penelpon hanya mau menyebutkan jati dirinya tetapi tidak menyebutkan keperluannya, maka sekretaris harus mengatakan bahwa pimpinan sedang rapat belum bisa diganggu atau sedang tidak di tempat.

4. etika menerima panggilan telepon masuk dari penelpon yang telah dikenal
berhubung penelpon sudah dikenal, sekretaris harus bersikap lebih ramah dan bersahabt, tetapi tetap tidak meninggalkan etika bertelepon. langkah-langkah formal seperti menanyakan maksud dan tujuan , susah tidak perlu dilakukan lagi.

5. etika menerima panggilan telepon masuk dari penelpon yang mempunyai kedudukan lebih tinggi dari pimpinan

• - menyebutkan identitas diri dan nama perusahaan anda.
• - mengucapkan salam sesuai waktu saat itu.
• - menanyakan "Ada yang dapat saya bantu?" atau "Ingin berbicara dengan siapa?".
• - setelah mengetahui siapa yang ingin berbicara dengan pimpinan , langsung saja dihubungkan engan pimpinan sambil menyebutkan nama penelpon yang ngin berbicara tersebut.

6. etika menerima panggilan telepn masuk dari penelpon yang mempunyai kedudukan setingkat dengan pimpinan atau lebih rendah

• - menyebutkan identitas diri dan nama perusahaan anda
• - mengucapkan salam
• - menanyakan "Ada yang bisa saya bantu?" atau "ingin bicara dengan siapa?"
• - setelah mengetahui siapa yang ingin berbicara ,segeralah dihubungkan dengan pimpinan, sambila mneyebutkan nama penelpon yang ingin berbicara tersebut.